Urlaubsverwaltung - Teamkalender - Zeiterfassung

Businessalltag mit MULTICAL

Die vergangenen zwei Jahre haben den Arbeitsalltag stark beeinflusst. Heute gestaltet sich der Büroalltag flexibler und digitaler. Um die Organisation im Unternehmen und in den Abteilungen zu meistern, ist ein vernetztes Tool wichtiger denn je. Die Software MULTICAL aus dem Hause ComputerWorks wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt und soll administrative Aufgaben vereinfachen. Sie setzt sich aus drei vernetzten Modulen zusammen: einer Urlaubsverwaltung, einem Teamkalender und einer Arbeitszeiterfassung. Die Module lassen sich in beliebiger Kombination einsetzen.

Hier erhalten Sie einen Überblick über die MULTICAL-Module und deren geniale Funktionen.

 

URLAUBSVERWALTUNG

GROSSE ÜBERSICHT

Die Urlaubsverwaltung punktet mit ihrer großen Übersicht und einfacher Bedienung: Das Urlaubskontingent wird für alle Mitarbeiter:innen automatisch anhand ihres Arbeitspensums berechnet und das Urlaubsguthaben jederzeit transparent angezeigt.

Mit MULTICAL behalten Vorgesetzte die Übersicht über ihr Team und das Unternehmen: Mit einem Klick lässt sich eine Auflistung der Teammitglieder mit Angabe über verbleibende Urlaubstage, Krankheitstage, Abwesenheiten und Überstunden aufrufen. Weitere Übersichten wie „Personalbesetzung“, „Zeitanalyse“ oder „Statistik“ helfen bei der Pla- nung und Ortung von möglichen Engpässen und Problemen.

Übersicht für Teamleiter:innen und Administration der Urlaubstage, Überstunden, Krankentage und Abwesenheiten für Abteilungen oder die ganze Firma
Übersicht für Teamleiter:innen und Administration der Urlaubstage, Überstunden, Krankentage und Abwesenheiten für Abteilungen oder die ganze Firma

EFFIZIENTER GENEHMIGUNGSPROZESS

Dank der Urlaubsverwaltung von MULTICAL können Urlaubstage und Abwesenheiten einfach und 24/7 auf dem Computer oder über die Smartphone-App beantragt und mit einem Klick durch die Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden. Somit werden administrative Tätigkeiten für Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen gleichermaßen vereinfacht.

Per Mausklick können Vorgesetzte Urlaubstage und Abwesenheiten genehmigen oder ablehnen. MULTICAL informiert bei den Anfragen unverzüglich, wenn die Mindestpräsenz im Team unterschritten wird.
Per Mausklick können Vorgesetzte Urlaubstage und Abwesenheiten genehmigen oder ablehnen. MULTICAL informiert bei den Anfragen unverzüglich, wenn die Mindestpräsenz im Team unterschritten wird.

WARNUNG BEI UNTERSCHREITUNG DER MINDESTPRÄSENZ

Innerhalb der Abteilung lassen sich Abwesenheiten und Urlaubstage von Mitarbeiter:innen so festlegen, dass eine Mindestpräsenz jederzeit eingehalten wird. Mitarbeiter:innen und Vorgesetzte werden sofort gewarnt, wenn eine Unterbesetzung droht. So ist die reibungslose Aufrechterhaltung des Betriebes jederzeit sichergestellt.

BEOBACHTER

Mit der Funktion „Beobachter“ werden Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen über Abwesenheiten und Krankheitstage der Kolleg:innen informiert. Diese Transparenz hilft dem Team, auf Ausfälle rechtzeitig zu reagieren.

INTELLIGENTE BENACHRICHTIGUNGEN

Das Zusammenspiel der beiden Module Urlaubsverwaltung und Terminkalender sorgt dafür, dass der administrative Aufwand enorm reduziert wird und gleichzeitig Mehrwert entsteht.

Beim Beantragen von Urlaubstagen überprüft MULTICAL den entsprechenden Zeitraum im Teamkalender auf bereits vorhandene Termine und bietet die Möglichkeit, Termine während der Urlaubstage automatisch zu stornieren. Die betroffenen Personen, intern wie extern, werden umgehend über die Terminabsage informiert. Auch bei Krankheit oder sonstigen Abwesenheiten haben wir diesen Vorgang für Sie automatisiert.

TEAMKALENDER

DER PERFEKTE ÜBERBLICK

Die große Übersicht über die Firma oder Abteilungen erleichtert nicht nur die Urlaubsverwaltung, sondern ist auch gewinnbringend für den Teamkalender. Mit einem Klick sind Sie abteilungs- oder firmenübergreifend über anstehende Termine, laufende Projekte, künftige Abwesenheiten und geplante Urlaubstage informiert. So sind Sie immer auf dem Laufenden, wo die Kolleg:innen gerade unterwegs sind: im Büro, auf der Baustelle, bei Kund:innen oder im Homeoffice. Im Teamkalender können Sie auch Informationseinträge für die ganze Firma oder einzelne Abteilungen erfassen, sodass die Firmenfeier oder das nächste Event als Info im Kalender erscheint, ohne diesen zu blockieren.

INDIVIDUELLE KALENDERANSICHTEN

Über die Funktion „Meine Ansichten“ lassen sich Mitarbeiter:innen, Ressourcen und Aktivitäten individuell zusammenstellen. Mit wenigen Klicks erstellen Sie beispielsweise eine Übersicht über ein neues Projektteam mit allen benötigten Ressourcen wie Sitzungszimmer, Videokanal etc. Die Planung von Projektmeetings mit allen Einzelheiten erledigt sich mithilfe der individuellen Ansichten sozusagen von selbst.

Die frei konfigurierbaren Ansichten können auch nur aus Aktivitäten wie z. B. Meeting oder Baustellentermin bestehen. So kann der Einsatzplan auf der Baustelle oder die Meeting-Auslastung auf einen Blick dargestellt werden. Oder Sie planen die Einsatzzeiten am Empfang – ganz einfach mit dieser Funktion.

RESSOURCEN

Beim Planen von Meetings können neben den Teilnehmenden auch gleich die benötigten Ressourcen wie Sitzungszimmer, Beamer, Geschäftsauto oder Videokanal reserviert werden. Ist die gewünschte Ressource bereits gebucht, schlägt MULTICAL Alternativen innerhalb derselben Ressourcen-Kategorie vor. Mit wenigen Klicks lässt sich festlegen, welche Mitarbeiter:innen auf welche Ressourcen zugreifen dürfen und an welchen Tagen diese Ressourcen zur Verfügung stehen. Sie können Mitarbeiter:innen auch die Verantwortung für gewisse Ressourcen übertragen, sodass sich diese um die Wartung des Geschäftswagens oder des Sitzungszimmers kümmern.

Mithilfe der automatischen Terminvorschläge lassen sich Meetings mit mehreren Mitarbeiter:innen schnell und unkompliziert erstellen.
Mithilfe der automatischen Terminvorschläge lassen sich Meetings mit mehreren Mitarbeiter:innen schnell und unkompliziert erstellen.

AUTOMATISCHE TERMINVORSCHLÄGE

Beim Erfassen von Terminen überprüft MULTICAL den entsprechenden Zeitraum unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Mitarbeiter:innen und gewünschten Ressourcen und unterbreitet Terminvorschläge. Dies erleichtert die Terminfindung immens, vor allem wenn Sie abteilungsübergreifende Meetings planen oder sich mit Teilzeitmitarbeiter:innen treffen. Einfach „Mögliche Termine für alle Mitarbeiter“ wählen und schon sehen Sie Termine, an denen alle Teilnehmenden verfügbar sind.

ZEITERFASSUNG

DIE INTELLIGENTE ZEITERFASSUNG MIT ZUSATZFUNKTIONEN

MULTICAL ist viel mehr als nur eine „normale“ Zeiterfassung. Dank des Datenaustauschs zwischen den Modulen Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung erkennt die Software jeden Tag, wer, wie, wann und wie viel arbeitet. Teilzeitarbeit, Urlaub oder andere Abwesenheiten werden automatisch in der Zeiterfassung abgebildet und müssen nicht manuell eingetragen werden. Zeiten können Kund:innen und/oder Projekten zusätzlich zugeordnet werden.

Wählen Sie, wie Ihre Arbeits- und Saldozeit dargestellt wird – Ansichten diverser Zeitknöpfe in MULTICAL
Wählen Sie, wie Ihre Arbeits- und Saldozeit dargestellt wird – Ansichten diverser Zeitknöpfe in MULTICAL

GENIALE ZEITKNÖPFE

MULTICAL bietet zudem frei konfigurierbare Zeitknöpfe, mit denen Sie Arbeitszeiten auf beliebige Projekte oder Kund:innen buchen können. Mit einem Klick wird die Zeitbuchung am Computer oder über die App gestartet. Auf diese Weise werden Zeitaufwendungen für Projekte und Kund:innen exakt erfasst. MULTICAL rechnet die Zeiten dabei laufend zusammen, sodass diese auch korrekt verrechnet werden.

ZEITBUCHUNG ÜBER DEN TEAMKALENDER

Durch die intelligente Verknüpfung mit der Zeiterfassung lässt sich ein Termin mit einem Klick einem Projekt, einer Projektphase oder Kund:innen zuweisen.

Termine und Aufgaben können Sie über den Kalender ganz unkompliziert Ihren Projekten oder Kund:innen zuordnen.
Termine und Aufgaben können Sie über den Kalender ganz unkompliziert Ihren Projekten oder Kund:innen zuordnen.

ÜBERSICHT VON ZEITBUDGETS

Die gebuchten Zeiten in den verschiedenen Projekten und Projektphasen geben der Projektleitung und allen Teammitgliedern eine gute Übersicht, wo sie aktuell mit dem Zeitbudget des jeweiligen Projekts stehen. Hier bietet MULTICAL eine einzigartige Möglichkeit, Transparenz bei allen Projektbeteiligten zu schaffen.

RECHNUNGSSTELLUNG

Am Ende eines Projekts oder auch zu einem beliebigen Zeitpunkt kann der entsprechende Zeitaufwand per Knopfdruck in Rechnung gestellt werden. MULTICAL liefert auf Wunsch eine vollständige Abschlussrechnung. Dies funktioniert auch dann, wenn mehrere Mitarbeiter:innen für dasselbe Projekt Arbeitszeiten verbucht haben. Alternativ können Sie die Arbeiten den Kund:innen auch wöchentlich, monats- oder quartalsweise direkt aus MULTICAL in Rechnung stellen.

Per Knopfdruck können Sie den Zeitaufwand von unterschiedlichen Mitarbeiter:innen für Projekte und Kund:innen in Rechnung stellen.
Per Knopfdruck können Sie den Zeitaufwand von unterschiedlichen Mitarbeiter:innen für Projekte und Kund:innen in Rechnung stellen.

IHR TEAM AUF EINEN BLICK

MULTICAL kann seine Stärken vor allem in der Kombination der drei Module Teamkalender, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung optimal entfalten. Durch die intelligente Vernetzung der Module haben Sie Ihr Team stets im Blick und die aktuellsten Informationen zur Hand. Die Software ist flexibel aufgebaut, sodass jede Firma selbst entscheiden kann, welche Funktionen sie nutzen möchte. Jede Abteilung und alle Mitarbeiter:innen können ihre Ansichten frei konfigurieren. MULTICAL ist modular aufgebaut. Die Module können einzeln oder in Kombination eingesetzt werden. MULTICAL ist das perfekte Tool, um den Büroalltag in Ihrem Unternehmen zu erleichtern und stets den Überblick über die Firma zu bewahren.

IM BROWSER ODER ALS APP

MULTICAL funktioniert als browserbasierte Anwendung ohne Softwareinstallation und ist mit wenigen Klicks startklar. MULTICAL ist auch als kostenlose App für iOS- und Android-Smartphones verfügbar.

Starten Sie mit MULTICAL in einen effizienteren Büroalltag. Testen Sie den vollen Funktionsumfang von MULTICAL 30 Tage lang kostenlos.