MULTICAL
So geht Urlaubsverwaltung heute
Das Verwalten von Urlaubsanträgen erfordert je nach Teamgröße viel Koordinationsarbeit. Die Anträge
mit Excel, Word oder von Hand zu bearbeiten, kostet zudem oft Zeit und Nerven. Mit der Urlaubsverwaltung in MULTICAL ist die Antragstellung, Koordination und Genehmigung dagegen im Handumdrehen erledigt.
In Unternehmen sind oft verschiedene Regeln bei der Urlaubsplanung einzuhalten, wie beispielsweise die Mindestbesetzung eines bestimmten Teams, Sperrzeiten vor wichtigen Projektabschlüssen oder Vertretungspersonen, die nie gleichzeitig abwesend sein dürfen. Auch die Berechnung der Urlaubskontingente ist kompliziert und fehleranfällig, besonders bei Teilzeitarbeit, Neuzugängen und Abgängen oder bei geänderten Arbeitsverhältnissen. Hier die Übersicht zu behalten kann daher zur Herausforderung werden, denn hinzu kommen auch noch krankheitsbedingte Ausfälle, Elternzeiten, Homeoffice usw.
EINFACHE ARBEITSABLÄUFE
Die Software MULTICAL schafft Abhilfe. „Seit ich die Urlaubsverwaltung mit MULTICAL erledige, wissen unsere Angestellten und ich jederzeit, wer noch wie viele Urlaubstage in diesem Jahr nehmen kann“, sagt Antoinette Bönzli, Assistentin der Geschäftsleitung in der Firma Thüring AG. Das ist auch darauf zurückzuführen, dass MULTICAL eine Online-Software ist, was nicht nur die Installation auf jedem Arbeitsplatz überflüssig macht, sondern auch dafür sorgt, dass alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind.
MULTICAL vereinfacht den ganzen Ablauf der Urlaubseinreichung und -bewilligung von Grund auf. Wenn eine Person Urlaub einreichen will, sieht sie auf einen Blick, wie viele Urlaubstage sie noch hat. Sie sieht auch, wann die Kolleg:innen bereits Urlaub haben und kann dann in MULTICAL die eigenen Urlaubswünsche eintragen. Daraufhin werden Vorgesetzte und Personalverantwortliche automatisch benachrichtigt. Die Vorgesetzten überprüfen im MULITCAL-Kalender, ob zu dieser Zeit wichtige Anlässe anstehen wie Messen, Abgabetermine oder ähnliches. Sollte die Abteilung unterbesetzt sein, erscheint automatisch ein Warnhinweis. Die Personalabteilung überprüft zudem, ob alle Firmenregeln für den Urlaubsanspruch eingehalten wurden. Mit einem Klick wird der Urlaub schließlich genehmigt.
MEHRWERT FÜR DIE GESCHÄFTSLEITUNG
Wenn sich nach der Genehmigung des Urlaubs doch noch Änderungen ergeben sollten, können diese unkompliziert vorgenommen werden - ohne E-Mails, langwierige Abklärungen und Berechnungen.
MULTICAL sorgt so für unkomplizierte Abläufe, spart Zeit, beugt Engpässen vor und verhindert Fehler. Und die Software kann noch mehr. „MULTICAL versorgt die Geschäftsleitung mit diversen statistischen Auswertungen über Krankheitstage, Abwesenheiten und einigem mehr“, sagt Günther Kleiber, Geschäftsführer bei der Thüring AG. Dank MULTICAL erkennt man frühzeitig, welche Abteilungen stärker von Krankheitsfällen betroffen sind oder wo besonders viele Überstunden geleistet werden. Die Geschäftsleitung kann dann eingreifen, bevor die Situation größere Probleme verursacht.
Am besten funktioniert die Urlaubsverwaltung zusammen mit dem Teamkalender und der Zeiterfassung von MULTICAL. Die drei Online-Programme sind miteinander vernetzt und erledigen das gesamte Zeitmanagement in einem Unternehmen übersichtlich und zeitsparend.